【図解】受注管理とは？業務フローと5つの課題、システム化で効率化するポイントを徹底解説

入力ミスによる誤発送でクレーム対応に追われている企業様や、事業拡大に伴いエクセルでの受注管理に限界を感じている担当者様へ。

受注管理は、売上を作るための最も基本的かつ重要な業務ですが、取引件数が増えるにつれて手作業による管理には限界が訪れます。特にBtoB取引では、取引先ごとに単価や決済条件が異なるため、業務が複雑化し、属人化しやすいのが実情です。

本記事では、受注管理の基本的な業務フローから、現場で発生しがちな課題、そしてシステム導入によって劇的に業務を効率化する方法を解説します。

1. 受注管理とは？基本概念と重要性

受注管理とは、顧客からの注文を受け付け、在庫を引き当て、出荷指示を出し、最終的に納品して代金を請求するまでの一連のプロセスを管理する業務のことです。 例えば、単に注文を受けるだけでなく、顧客の希望納期を守りながら正確な商品を届け、確実に代金を回収するまでのすべてがこの業務に含まれます。

受注管理の定義と役割

受注管理とは、顧客からの注文（受注）を受け付け、在庫を引き当て、出荷指示を出し、最終的に納品して代金を請求するまでの一連のプロセスを管理する業務です。

単に「注文を受けるだけ」ではありません。顧客の希望納期を守りながら、正確な商品を届け、確実に代金を回収するまでのすべてが受注管理です。

受注管理が経営に与える影響

正確な受注管理を実施することで、顧客満足度に繋がり、結果的に企業の利益に直結します。

• 顧客満足度への影響： 納期遅延や誤発送を防ぎ、信頼を獲得する。
• 利益への影響： 正確な在庫情報の把握により、販売機会の損失（欠品）や過剰在庫を防ぐ。

BtoBとBtoCにおける受注管理の違い

一般的なネット通販（BtoC）に比べ、BtoBの受注管理はフローが複雑です。

• 見積もり対応： 受注前に見積書のやり取りが発生する。
• 与信管理： 注文時に相手企業の信用状況を確認する必要がある。
• 決済条件の多様さ： 「月末締め翌月末払い」などの掛け売り（請求書払い）が基本である。

BtoBではこうした特有の商習慣に対応する必要があるため、汎用的なツールでは管理しきれないケースが多く見られます。

2. 【図解】受注管理の基本的な業務フロー

受注管理の基本的な業務フローとは、注文を受けてから売上が計上されるまでの標準的な流れのことです。 例えば、一般的には「受注受付」「内容確認」「在庫引当」「出荷指示」「請求処理」という5つのステップで進行します。各工程でどのようなミスが起きやすいかを確認しておきましょう。

STEP1：受注受付（注文の受領）

顧客から注文を受け取ります。BtoBの場合、受注経路（チャネル）が多岐にわたるのが特徴です。

• Web（ECサイト）
• 電話・FAX
• メール（PDF添付など）
• EDI（電子データ交換）

アナログな注文（電話・FAX）が多いと、受注入力の手間が増え、ミスが発生しやすい環境となります。

STEP2：受注内容の確認（見積・与信）

次に、注文内容に不備がないかチェックします。

• 商品名、数量、単価の確認
• 希望納期の確認
• （BtoBの場合）見積もり条件との照合、与信枠の確認

STEP3：在庫引当・発注処理

在庫管理システムを確認し、商品を確保（引当）します。在庫が足りない場合は、仕入先への発注処理を行います。 ここで在庫データがリアルタイムでない場合、「システム上は在庫はあるが、倉庫に行ったら無かった（売り越し）」というトラブルが発生しますので要注意です。

STEP4：出荷指示・配送手配

続いて、倉庫や物流部門へ出荷指示を出します。

• ピッキングリスト（出荷指示書）の作成
• 納品書の作成
• 送り状（配送伝票）の発行 これらを配送業者へ引き渡した時点で、顧客へ「発送完了メール」などを送信します。

STEP5：売上計上・請求処理

出荷が完了したら売上として計上し、請求書を発行します。 BtoBでは「締め日」に合わせて月次の請求書をまとめて発行・送付する作業が発生します。インボイス制度への対応も必須です。

3. 受注管理で現場が抱える「よくある課題」

現場が抱えるよくある課題とは、人の手で管理しているがゆえに発生するヒューマンエラーや業務の停滞のことです。 例えば、電話で聞いた数量を聞き間違える「入力ミス」や、担当者が不在だと処理が進まない「業務の属人化」などが多くの企業で問題となっています。

入力ミスや伝達漏れなどのヒューマンエラー

電話で聞いた数量を聞き間違える、FAXの文字が読みづらく型番を打ち間違える、といったミスです。リカバリー対応に追われ、本来の業務時間が削られてしまいます。

業務の属人化（あの人しか分からない）

「A社の特別単価は〇〇さんが把握している」「この商品の発注先は△△さんしか知らない」といった状態です。担当者が休むと業務が滞り、組織としてのリスクが高まります。

在庫確認のタイムラグによる「売り越し」

受注担当と倉庫担当が別々の場合、在庫確認にタイムラグが生じます。「注文を受けたのに在庫がない」という事態は、顧客からの信用を大きく損ないます。

アナログ対応（FAX・電話）による工数圧迫

特にBtoBでは、依然としてFAXや電話注文が根強く残っています。これらを手動でシステムに入力し直す「転記作業」が、バックオフィス業務の最大のボトルネックとなっています。

4. エクセル(Excel)管理の限界とシステム化の判断基準

エクセル管理の限界とは、データ量や利用人数の増加に伴い、正確性や効率性が維持できなくなる状態のことです。 例えば、複数人で同時にファイルを編集できず業務が止まったり、計算式が壊れて正しい集計ができなくなったりする場合は、システム導入を検討すべきタイミングと言えます。

エクセル管理が向いているケース・向いていないケース

• 向いている: 取引件数が1日数件程度、担当者が1名、商品数が少ない。
• 向いていない: 1日数十件以上の受注がある、複数人で同時にファイルを編集したい、リアルタイムな在庫状況を知りたい。

【比較表】エクセル管理 vs 受注管理システム

繁忙期になるとエクセル処理が追いつかず、残業が常態化してしまう場合は、システムの導入を検討すべきタイミングです。

5. 受注管理システムを導入して効率化するメリット

システムを導入するメリットとは、データを一元管理することで得られる業務スピードの向上とミスの削減効果のことです。 例えば、受注が入った瞬間に在庫が自動で引き当てられるため「売り越し（欠品）」を防げたり、入力作業が自動化されることで残業時間を大幅に削減できたりします。

導入することで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

受注・在庫・出荷データのリアルタイム一元管理

受注が入った瞬間に在庫が減り、出荷指示が飛び、売上データが作られます。すべてのデータがつながっているため、「今、在庫がいくつあるか」「あの注文のステータスは何か」が誰でも即座に分かります。

作業の自動化による業務時間の削減とミス防止

• Webからの注文データをそのまま出荷データへ変換（入力作業ゼロ）
• メール送信の自動化
• 送り状発行ソフトとのCSV連携 これらにより、入力作業の手間と、それに伴うヒューマンエラーを大幅に削減できます。

BtoB取引（企業間取引）の複雑な条件へ対応

BtoB特化型のシステムであれば、「取引先ごとの掛け率（単価）設定」や「得意先ごとの購入可能商品の制御」などが自動化できます。小口注文の対応コストも下がり、利益率の改善が見込めます。

6. 自社に合った受注管理システムの選び方

自社に合ったシステムの選び方とは、現在の業務課題を解決し、将来の事業拡大にも対応できるツールを見極めるポイントのことです。
例えば、現在使用している「会計ソフト」や「倉庫管理システム」とデータ連携ができるか、電話やFAX注文も同じ画面で処理できるかなどを事前に確認することが重要です。

システム選びで失敗しないためには、以下のポイントを確認しましょう。

対応している受注チャネル（EC・電話・FAX等）

ECサイトからの注文だけでなく、電話やFAXで受けた注文も同じ画面で管理できるか（代理入力機能など）を確認しましょう。

他システム（会計・倉庫WMS・基幹システム）との連携性

現在使用している会計ソフトや、倉庫管理システム（WMS）、基幹システムとCSVやAPIで連携できるかが重要です。ここが連携できないと、新たな手作業が生まれてしまいます。

BtoB特有の機能が充実しているか

一般的なネットショップ作成サービスでは、BtoBに必要な「見積書発行」「掛け払い決済」「承認フロー」などが備わっていない場合があります。自社の商流に合ったシステムを選ぶことが成功の鍵です。

まとめ：受注管理の最適化で業務効率を向上させる

受注管理は、企業の信頼と利益を支える土台です。 アナログな管理やエクセルでの運用に限界を感じているなら、システムによる自動化・効率化を検討する時期に来ています。

特にBtoB取引においては、単なる効率化だけでなく、顧客にとっても「24時間いつでもWebで注文できる」「履歴から簡単に再発注できる」という利便性（付加価値）を提供することに繋がります。

「攻めのDX」として売上を伸ばすためにも、まずは足元の「受注管理」の見直しから始めてみてはいかがでしょうか。