【2026年最新】請求書の書き方完全ガイド｜インボイス制度・電帳法対応の必須項目とテンプレート解説

請求書を作成する際、「この書き方で法律的に不備はないかな？」「2026年の法改正には対応できている？」と不安に感じていませんか？

インボイス制度開始から3年が経過した2026年現在、請求書実務は定着期に入った一方で、新たなフェーズを迎えています。特に今年の10月（2026年10月）には、免税事業者との取引に関する大きなルール変更（税額控除率の引き下げ）が控えており、知らずに処理すると税負担が増えるリスクがあります。

本記事では、BtoB取引のプロが2026年の最新要件を満たす請求書の書き方を徹底解説します。ミスを防ぐチェックリストや、Excelテンプレート運用のポイント、さらに業務を効率化するシステム活用法まで、実務担当者が知っておくべき情報を網羅しました。

1. 請求書の役割と重要性（再確認）

請求書は単なる「代金の催促状」ではありません。ビジネスにおいて以下の3つの重要な役割を果たします。

1. 取引の法的証拠：言った・言わないのトラブルを防ぎ、契約が履行されたことを証明します。

2. 税務処理の根拠書類：確定申告や法人税申告において、売上や経費を証明する最重要書類です。

3.【重要】仕入税額控除の適用条件：インボイス制度下では、正しく記載された「適格請求書」がない限り、取引先は消費税の控除を受けることができません。

2026年現在、請求書の不備は自社の信用問題だけでなく、「取引先の税負担増加（経済的損失）」に直結します。正確な知識で作成することが不可欠です。

2. 【図解】インボイス制度対応！請求書に記載すべき9つの必須項目

2026年の実務において、適格請求書（インボイス）として認められるためには、以下の項目が網羅されている必要があります。特に太字のものはインボイス制度で追加・厳格化された項目です。

記載必須項目リスト

1. 書類作成者の氏名または名称
2. 適格請求書発行事業者の登録番号（「T＋13桁の数字」）
3. 取引年月日（納品日やサービス提供日）
4. 取引内容（軽減税率の対象品目がある場合はその旨も記載）
5. 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）
6. 適用税率（8%または10%）
7. 税率ごとに区分した消費税額等
8. 書類の交付を受ける者の氏名または名称（宛先）
9. 振込先・支払い期日（商習慣上、トラブル防止のために必須）

※出典・参考：国税庁：適格請求書等保存方式（インボイス制度）の手引き

【注意】消費税の端数処理ルール

インボイス制度では、1枚の請求書につき、「税率ごとに1回ずつ」しか端数処理が認められません。

・NG例： 明細行ごとに消費税を計算し、最後に合算する。

（商品A 100円 + 税10円）＋（商品B 100円 + 税10円）＝ 合計220円

・OK例： 税率ごとの合計金額を出してから、最後に税率を掛ける。

（商品A 100円 ＋ 商品B 100円）× 10% ＝ 合計220円（税20円）

会計ソフトを使用している場合は自動計算されますが、Excelで手作りしている場合は計算式が「行ごとの計算」になっていないか必ず確認してください。

3. ケース別：請求書の書き方の注意点

源泉徴収が必要な場合（個人事業主・フリーランス）

デザインや執筆、講演料など、源泉徴収が必要な業務の場合は、手取り額だけでなく「源泉徴収税額」を明記します。

・計算式： 請求金額（税込） – 源泉徴収税額 = 差引支払額

値引きや返品が発生した場合（返還インボイス）

振込手数料を差し引いて入金された場合や、売上値引きを行った際は、通常の請求書とは別に「適格返還請求書（返還インボイス）」の交付が必要です。ただし、税込1万円未満の値引き（振込手数料の相殺など）については、返還インボイスの交付義務が免除されています。

免税事業者との取引と2026年10月の変更点

インボイス登録をしていない「免税事業者」からの仕入れについては、これまで経過措置が適用されていましたが、2026年10月1日より控除率が引き下げられます。

【重要】経過措置のスケジュール

• 〜2026年9月30日まで：仕入税額相当額の80%控除
• 2026年10月1日〜：仕入税額相当額の50%控除へ縮小

2026年10月以降、免税事業者への支払いは、発注側の企業にとって実質的なコスト増（税負担増）となります。

今のうちに取引先がインボイス登録済みか（課税事業者か）を再確認し、会計ソフトの税区分設定を見直す準備を始めてください。10月の切り替え時期に設定を間違えると、消費税の申告ミスに直結します。

4. 電子帳簿保存法（電帳法）への対応方法

2026年現在、「電子的に受け取った請求書（PDFやメール添付、Webダウンロード）」を紙で印刷して保存することは原則禁止されています。電子データは電子データのまま保存しなければなりません。

電子保存の3つのルール

1. 真実性の確保: 改ざん防止措置が必要です。「タイムスタンプの付与」または「訂正削除の履歴が残るシステム（クラウド会計等）の利用」、もしくは「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を備え付けて運用します。

2. 可視性の確保: PCやモニター、プリンタを備え付け、いつでも明瞭に内容を確認できる状態にします。

3. 検索機能の確保: 「取引年月日」「金額」「取引先」の3項目で検索できるように管理する必要があります。

5. 【実務効率化】おすすめの請求書作成方法・テンプレート解説

請求書を作成する方法は大きく分けて3つあります。企業の規模や取引件数に応じて最適なものを選びましょう。

1. Excelテンプレート（小規模・個人向け）

もっとも手軽ですが、2026年の法対応においては注意が必要です。

・メリット：コストがかからない。

・デメリット：消費税の端数処理計算（前述）を手動で設定する必要がある。

　　　　　　　電帳法の検索要件（日付・金額・取引先）を満たすために、ファイル名を「20260209_株式会社ウキヨ_110000.pdf」のように規則正しくリネームして保存する手間がかかる。

【Excelテンプレート作成のポイント】 インターネット上のテンプレートを使用する場合は、必ず「インボイス対応（登録番号欄があるか）」を確認してください。古い形式のままだと、取引先から再発行を求められる可能性があります。

2. クラウド型請求書システム（中堅・成長企業向け）

現在の主流です。作成・発行・保存を一貫して行えます。

・メリット：インボイス登録番号の自動チェック機能などがある。

　　　　　　法改正（2026年10月の変更など）に合わせて自動でアップデートされる。

　　　　　　発行した控えが自動的に電帳法対応の形式で保存される。

3. 受発注システム（BtoB EC）との連携（業務効率化の決定版）

請求書発行システムだけでなく、その前段階である「受発注システム（BtoB EC）」を導入する方法です。

注文データがそのまま請求データに変換されるため、「請求書を作るための入力作業」自体がゼロになります。 毎月末の請求書発行業務に追われている企業には最も効果的です。

6. よくある質問（FAQ）

Q：請求書にハンコ（角印）は法律上必要ですか？

A：法律上の義務はありません。 ただし、偽造防止の観点や、日本の商習慣として「社印があることで正式な書類とみなす」企業も依然として多いため、取引先の方針に合わせるのが無難です。電子請求書の場合は、電子印影を付与するのが一般的です。

Q：PDFの請求書をメールで送れば、電帳法対応は完了ですか？

A：送る側は問題ありませんが、保存方法に注意が必要です。 自社（発行側）も「控え」を電帳法の要件（検索機能の確保など）に従って保存する義務があります。単に「送信済みメール」に残しておくだけでは不十分なケースが多いため、専用フォルダでの管理やシステムの利用を推奨します。

Q：2026年10月からインボイス関連で何か変わりますか？

A：はい、非常に重要な変更があります。 免税事業者からの仕入れに係る税額控除率が「80%」から「50%」に引き下げられます。これにより、免税事業者への支払いは実質的にコスト増となるため、価格交渉や取引の見直しが発生する可能性があります。早めのシミュレーションをおすすめします。

まとめ：正しい請求書作成はビジネスの基本

2026年の請求書実務は、単なる事務作業から「法令遵守（コンプライアンス）」の領域へと完全に変化しました。

• インボイス項目の漏れ（特に登録番号と税率区分）がないか
• 電帳法の保存ルールを守れているか
• 2026年10月の「免税事業者・50%控除」への対応準備ができているか

この3点を意識して、スムーズな取引を実現しましょう。